Fonte: Estúdio Saci - Canal YouTube
Gostaria de conhecer as respostas de algumas perguntas que percorrem a mente do empresário na hora de escolher ou decidir por contratar ou não uma consultoria para implantação do sistema de gestão?
1. Afinal, para que serve a Consultoria?
Antigamente as organizações solicitavam a auditoria de certificação às certificadoras sem nenhuma checagem prévia. Normalmente os auditores detectavam problemas conceituais, como por exemplo, não aplicação de requisitos que influenciavam o objeto da norma de referência. Nestes casos, a certificação não podia ser recomendada, causando transtornos para a empresa e uma certa desmotivação para os colaboradores.
Muitas vezes, os problemas advinham de uma incorreta interpretação feita por pessoal interno da empresa.
Com experiência adquirida em vários segmentos de negócio, consultores especializados, sobretudo aqueles que além de implementar sistemas de gestão e acompanhar a auditoria de certificação, também são auditores, podem fornecer diagnóstico, auditoria interna e assessoria a fim de diminuir os riscos de não certificação por problemas de adequação.
2. Quando solicitar uma Consultoria?
O ideal é sempre contar com a assessoria de pessoal especializado já no planejamento e implementação do sistema de gestão que será certificado.
Após a implantação do sistema de gestão, a organização deve realizar pelo menos um ciclo de auditorias internas e também pelo menos um análise crítica do sistema de gestão pela Alta Direção antes de solicitar a auditoria para certificação.
Para aquelas em que o pessoal interno foi treinado e implementou o sistema sem assessoria, é interessante que pelo menos a auditoria interna seja realizada por pessoal externo, fornecendo objetividade e imparcialidade na avaliação do sistema de gestão implementado.
3. O apontamento de quantas "não conformidades" pode impedir a certificação do sistema de gestão da minha organização na Auditoria de Certificação?
Na verdade não há uma regra rígida sobre um número de "não conformidades" (não atendimento à um requisito da norma) que impeça a concessão de uma certificação, e sim uma decisão sobre sobre a gravidade da não conformidade. Uma equipe auditora pode apontar diversas não conformidades pontuais ("isoladas", quando um desvio é constatado, mas a conformidade com um ou mais requisitos pode ser verificada por outras evidências conformes) e ainda assim recomendar um sistema de gestão à certificação após o tratamento destas não conformidades, como também pode apontar uma única não conformidade sistêmica ("abrangente", quando a conformidade com um ou mais requisitos não pode ser evidenciada) e decidir por não recomendar a certificação.
4. O que significa consultoria de "manutenção do sistema de gestão"?
Após determinado período da certificação (geralmente três anos, conforme a norma de referência), o sistema de gestão da organização necessita ser reavaliado de forma completa pelo organismo certificador para que a certificação seja renovada (recertificação), quando ocorre nova auditoria, além das auditorias anuais ou semestrais para avaliação.
Conforme regras internacionais do IAF – International Acreditation Forum, a recertificação é obrigatória para a manutenção da validade do certificado do sistema de gestão da organização.
Muitas organizações optam por contar com a consultoria de manutenção de pessoal especializado externo, seja para assessorar o gestor ou equipe internos que possuem, seja para desempenhar tais funções quando não o possuem. Novamente um "olha de fora", de pessoal especializado e experiente em auditoria, consultoria e treinamento, pode fornecer à organização uma vantagem estratégica ao coordenar a melhoria contínua do sistema de gestão.
5. Quais cuidados devo observar ao escolher uma empresa ou profissional que ofereça o serviço de consultoria?
O Comitê Técnico Brasileiro para normas de sistemas de gestão da qualidade (CB25) publicou algumas orientações neste sentido, dentre elas:
- Verifique a adequação da estratégia de implantação em relação à cultura da organização, metas estabelecidas e os métodos à serem aplicados;
- Verifique se o instrumento contratual deixa claro: os objetivos, a abrangência dos serviços, os recursos envolvidos, o prazo, o preço e a forma de pagamento; (nenhum serviço de consultoria pode garantir 100% a certificação de seu sistema de gestão, sem possíveis apontamentos não conformidade!)
- Procure, sempre que possível, conhecer outras experiências, empresas que já realizaram essas contratações, principalmente se forem seus fornecedores ou clientes, para auxiliar na sua decisão;
- Nunca abra mão do controle das decisões em sua organização! Você e sua equipe são as pessoas que mais entendem dos negócios de sua organização. Entenda o papel da consultoria como de assessoramento ao corpo técnico e gerencial de sua empresa;
- Acompanhe de perto o andamento dos trabalhos. Controle e avalie os resultados obtidos. Não permita que a consultoria limite-se a fornecer um “pacote de documentos genéricos” por ela desenvolvido. Verifique se os trabalhos são executados coerentemente com as especificidades de sua organização;
- Evite a venda casada "consultoria-certificação", pois a mesma colabora para a redução da credibilidade da certificação do seu sistema de gestão. Caso esteja na abrangência do serviço de consultoria a cotação entre organismos certificadores, procure garantir que o organismo selecionado esteja em consonância com a estratégia e decisão de sua organização.
