O Plano Diretor de Tecnologia de Informação – PDTI, é o instrumento gestão da Tecnologia de Informação envolvendo diagnóstico, planejamento, abrangendo habilidades, competências, hardware, software, redes, sistemas de informações, infraestrutura e pessoal para atender às necessidades de informação com ações estratégicas, táticas e operacionais necessárias à Instituição.
Desta forma, detalha os processos de TI que uma organização usa para gerenciar suas operações, servindo como um guia para a tomada de decisões relacionadas à TI, priorizando e implementando tarefas conforme o plano criado, além de ajudar a orientar a organização a formular sua estratégia de TI e como ela ajudará o negócio a ter sucesso, descrevendo onde a TI pode contribuir e onde a organização pode obter vantagem competitiva ao fazer o melhor uso dos recursos de tecnologia.
As necessidades de informação decorrem dos processos de negócio e dos objetivos estratégicos da organização, e requerem serviços de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) (não necessariamente serviços informatizados). O levantamento das necessidades de informação é uma atividade relacionada às fases de Preparação e Diagnóstico. Identificar as necessidades de informação é fundamental para o processo de contratação de bens e serviços, uma vez que tais aquisições devem estar justificadas por necessidades do negócio e voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos, relacionados aos resultados a serem retornados para a sociedade.
As organizações adotam usualmente três níveis de planejamento, conforme a hierarquia:
• Planejamento Estratégico: o nível estratégico compreende a alta administração da organização, responsável pela definição dos objetivos e planos da instituição e pela tomada de decisões relativas às questões de longo prazo, tais como sobrevivência, crescimento e efetividade geral. É o processo administrativo que proporciona
sustentação para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização.
• Planejamento Tático: o planejamento, no nível tático, traduz os objetivos gerais e as estratégias da alta administração em objetivos e atividades mais específicos. O principal desafio nesse nível é promover um contato eficiente e eficaz entre o nível estratégico e o nível operacional. Portanto, trabalha com decomposição dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico.
• Planejamento Operacional: nesse planejamento, o processo é de menor amplitude, no qual o foco é trabalhar junto aos funcionários envolvidos nas operações da organização, implementando os planos específicos definidos no planejamento tático. Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais, os quais descrevem em detalhes os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação, os procedimentos básicos a serem adotados; os resultados finais esperados; os prazos estabelecidos; os responsáveis por sua execução e implantação, etc.
Existem vários formatos possíveis para o PDTI:
- fazer uma lista de projetos
- fazer uma lista de tarefas
- usar o modelo PMBOK para um gerenciamento de projetos
- usar o COBIT para alinhar estes projetos ao negócio
- seguir o ITIL para planejar os serviços de TI
O mais importante é apontar e documentar sua infraestrutura para poder apontar soluções.
As fases que compõem o processo de elaboração do PDTI são:
• 1. Preparação
• 2. Diagnóstico
• 3. Planejamento
Os processos que compõem a Fase 1 - Preparação são:
• 1.1 Definir a abrangência e o período do PDTI
• 1.2 Definir a equipe de elaboração do PDTI
• 1.3 Descrever a metodologia de elaboração do PDTI
• 1.4 Identificar e reunir os documentos de referência
• 1.5 Identificar Estratégias da Organização
• 1.6 Identificar princípios e diretrizes
• 1.7 Elaborar o plano de trabalho do PDTI (PT-PDTI)
• 1.8 Aprovar o plano de trabalho do PDTI (preliminar)
• 1.9 Aprovar o plano de trabalho do PDTI (final)
Os processos que compõem a Fase 2 - Diagnóstico são:
• 2.1 Avaliar os resultados Planejamento de TI anterior;
• 2.2 Aprovar o Relatório de Resultados do Planejamento de TI anterior;
• 2.3 Analisar o Referencial Estratégico da área de TI;
• 2.4 Analisar a Organização da TI;
• 2.5 Realizar Análise SWOT da TI;
• 2.6 Identificar Necessidades de Informação;
• 2.7 Identificar Necessidades de Serviços de TI;
• 2.8 Identificar Necessidades de Infraestrutura de TI;
• 2.9 Identificar Necessidades de Contratação de TI;
• 2.10 Identificar Necessidades de Pessoal de TI;
• 2.11 Consolidar o Inventário de necessidades;
• 2.12 Alinhar as Necessidades de TI às Estratégias da Organização;
• 2.13 Aprovar o Inventário de Necessidades.
Os processos que compõem a Fase 3 - Planejamento são:
• 3.1 Atualizar critérios de priorização;
• 3.2 Priorizar as necessidades inventariadas;
• 3.3 Definir metas e ações;
• 3.4 Planejar a execução das ações;
• 3.5 Planejar ações de pessoal;
• 3.6 Planejar Investimentos e Custeio;
• 3.7 Consolidar a Proposta Orçamentária da TI;
• 3.8 Aprovar os Planos Específicos;
• 3.9 Atualizar critérios de aceitação de riscos;
• 3.10 Planejar o gerenciamento de riscos;
• 3.11 Identificar os fatores críticos para a implantação do PDTI;
• 3.12 Consolidar a Minuta do PDTI;
• 3.13 Aprovar a Minuta do PDTI;
• 3.14 Publicar o PDTI.
Para organizações mais complexas, o SISP – Sistema Integrado de Segurança Pública oferece um modelo de Plano de Trabalho para a elaboração do PDTI;
Modelo de Referência de PDTI do SISP (Guia de Elaboração de PDTI do SISP v1.0 87)
[CAPA]
<<Logotipo da Organização>>
<<Nome da Organização>>
<<Título>> "Plano Diretor de Tecnologia de Informação"
<<Período de vigência do PDTI>>
[FOLHA DE ROSTO]
<< Informar os nomes que compõem a equipe de elaboração do PDTI (coordenador, integrantes e colaboradores), respectiva portaria de nomeação (ou outro documento normativo), e responsáveis pela aprovação do PDTI (Alta Direção, Comitê de TI), em ordem hierárquica>>
[HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES]
<< Registrar o controle de alterações (versões) do documento>>
[ÍNDICE / SUMÁRIO]
<< Incluir índice/sumário do PDTI>>
APRESENTAÇÃO
<< Descrever o objetivo do PDTI, destacando o propósito desse documento no contexto da organização>>
<<Descrever brevemente o conteúdo do PDTI>>
<< Descrever a abrangência do PDTI>>
<<Descrever o período de validade do PDTI>>
<<Descrever o período de revisão do PDTI>>
1. INTRODUÇÃO
<<Descrever os fatores motivacionais para a elaboração do PDTI.>>
<<Descrever o alinhamento com as estratégias, políticas e demais instrumentos de planejamento da organização>>
2. TERMOS E ABREVIAÇÕES
<<Inserir tabela de significados dos principais termos e abreviações utilizados no decorrer do PDTI>>
3. METODOLOGIA APLICADA
<<Descrever brevemente a metodologia utilizada para elaboração do PDTI, bem como se alguma boa prática ou ferramenta foi aplicada.>>
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
<<Listar os documentos mais relevantes utilizados para a elaboração do PDTI, tais como: planejamento estratégico da organização, PPA, regimento interno, PDTI e Plano de Metas e Ações anteriores, leis, decretos, instruções normativas, acórdãos.>>
5. PRINCÍPIOS E DIRETRIZES
<<Descrever os princípios que determinam o ponto de partida, bem como as diretrizes que serão as instruções para o alcance dos objetivos do PDTI. Eles orientarão o conteúdo do PDTI, apoiando na priorização de necessidades e critérios para aceitação de riscos.>>
6. ORGANIZAÇÃO DA TI
<<Descrever a TI organizacional quanto à estrutura, arquitetura, processos e recursos de TI. Informar o contexto geral em que se insere a unidade de TI na organização, apresentando a estrutura da organização e da unidade de TI, por meio de organogramas. Evidenciar a hierarquia e as relações de subordinação e comunicação. Informar atividades e funções desenvolvidas pela unidade de TI.>>
7. RESULTADOS DO PDTI ANTERIOR
<<Descrever quais foram os resultados alcançados com o planejamento anterior, identificando quais metas foram cumpridas, quais não foram, os motivos pelos quais não foram cumpridas, quais fatores intervenientes contribuíram para o não cumprimento de metas, se as metas foram realistas e adequadas e o que seria necessário para capacitar a organização a cumprir novas metas relacionadas com o uso e a gestão de TI. >>
<<Caso a organização não possua PDTI anterior, deve-se explicitar a ausência deste e informar sobre outro possível instrumento de planejamento que tenha sido utilizado.>>
8. REFERENCIAL ESTRATÉGICO DE TI
8.1 Missão
<<Descrever a missão da unidade de TI, ressaltando o motivo da existência desta unidade na organização.“Por que existimos?”, “O que fazemos” e “Para quem fazemos?”>>
8.2 Visão
<<Descrever a visão futura da unidade de TI, estabelecendo quais objetivos se busca alcançar. “O que queremos no futuro?”, “Onde pretendemos chegar?”>>
8.3 Valores
<<Descrever os valores e atributos que definem o comportamento e comprometimento da unidade de TI com a organização, quais são aqueles que facilitam a participação das pessoas na execução da missão para o alcance da visão. “Como tratar as áreas de negócio?”, “Qual a nossa responsabilidade junto à organização?”>>
8.4 Objetivos Estratégicos
<<Descrever os objetivos estratégicos da unidade de TI que estão alinhados aos objetivos estratégicos da organização.>>
8.5 Análise de SWOT
<<Inserir a matriz de SWOT, apresentando o posicionamento estratégico da unidade de TI, com a identificação dos pontos fortes e fracos, das oportunidades e ameaças em relação aos ambientes interno e externo. >>
9. ALINHAMENTO COM A ESTRATÉGIA DA ORGANIZAÇÃO
<<Relacionar as necessidades de TI com as Estratégias da Organização, estabelecidas a partir das principais políticas e planos governamentais e da instituição, de forma a garantir que as metas e ações de TI sejam organizadas para atendê-las.>>
10. INVENTÁRIO DE NECESSIDADES
10.1 Critérios de Priorização
<<Informar os critérios que foram utilizados para priorizar as necessidades, assim como o possível agrupamento utilizado para a organização das necessidades. >>
10.2 Necessidades Identificadas
<< Descrever as necessidades (problemas ou oportunidades) identificadas em toda a organização e que estão relacionadas à TI, priorizadas conforme os critérios de priorização definidos.>>
11. PLANO DE METAS E DE AÇÕES
11.1 Plano de Metas
<<Inserir o plano de metas, o qual definirá marcos mensuráveis, controláveis e quantificáveis para a satisfação de cada necessidade identificada.>>
11.2 Plano de Ações
<< Inserir o plano de ações, o qual definirá quais ações devem ser executadas para que as metas definidas sejam alcançadas, apontando responsáveis, prazos e recursos necessários.>>
12. PLANO DE GESTÃO DE PESSOAS
<<Inserir o plano de gestão de pessoas, indicando o quantitativo e qualificação dos recursos humanos necessários para alcançar as metas e ações estabelecidas. Caso não se disponha de quadros adequados, deve-se planejar o quantitativo e a qualificação ideal. É importante fazer esta análise considerando a execução direta e indireta (contratada).>>
13. PLANO DE INVESTIMENTOS E CUSTEIO
<<Inserir o plano de investimentos e custeio, em serviços e equipamentos, para as ações definidas.>>
14. PLANO DE GESTÃO DE RISCOS
<<Inserir o plano de gestão de riscos, com os riscos identificados, probabilidade de ocorrência, impacto, critério de aceitação, ações preventivas e de contingência, além dos responsáveis por cada risco identificado.>>
15. PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA DE TI
<<Inserir a proposta orçamentária para o atendimento das necessidades levantadas, explicitando as adequações e restrições necessárias.>>
16. PROCESSO DE REVISÃO DO PDTI
<<Informar a periodicidade das revisões que ocorrerão durante a validade do PDTI, bem como os responsáveis pelas revisões e os motivos que podem provocar atualizações no documento>>
17. FATORES CRÍTICOS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PDTI
<<Descrever os pontos chaves que podem definir o sucesso ou fracasso da execução do PDTI, se não existirem ou não forem observados.>>
18. CONCLUSÃO
<< Descrever a importância da TI para o negócio da organização.>>
<<Descrever a necessidade de execução e acompanhamento contínuo do PDTI .>>
19. ANEXOS
<< Informações adicionais poderão ser incluídas:
• Plano de trabalho do projeto de elaboração do PDTI, incluindo o cronograma;
• Relatório de Resultados do PDTI anterior;
• Situação atual da governança e gestão de TI;
• Descrição da Arquitetura Tecnológica;
• Inventário: Hardware, Software, Sistemas, Rede e Serviços de TI;
• Quadro de Pessoal de TI;
• Portfólio de TI;
• Lista de Necessidades não priorizadas para o período de validade do PDTI;
• Trechos do Planejamento Estratégico Institucional, Plano Plurianual (PPA) ou Orçamento da organização referentes a TI;
• Outros documentos que completem ou auxiliem a compreensão do PDTI. >>
Desta forma, podemos verificar como o PDTI impacta positivamente um negócio promovendo economia de recursos e dando mais instrumentos tecnológicos para a gestão eficiente de uma organização.
Os ganhos com um bom plano diretor de TI para uma empresa refletem-se diretamente em sua eficiência operacional, possibilitando:
visualizar os investimentos mais prioritários na área de TI;
padronizar e sistematizar os procedimentos no setor de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação);
alinhar ações em TIC aos objetivos do negócio;
promover na empresa um diferencial competitivo por meio da Tecnologia da Informação.
Fontes: